arrow_drop_up arrow_drop_down
Wijzigen reiskosten na een vrijwillige verhuizing?
14 januari 2021 

Wijzigen reiskosten na een vrijwillige verhuizing?

Zo nu en dan krijg ik vragen die heel eenvoudig lijken, maar waar toch meer achter zit dan je in eerste instantie zou denken. Zoals deze: een werknemer is vrijwillig verhuisd naar een woonplaats verder weg van de standaard werkplek, moet ik dan de reiskosten verhogen? En omgekeerd: een werknemer krijgt zijn reiskosten vergoed en verhuist vrijwillig naar een plek dichterbij de standaard werkplek. Mag ik dan de reiskosten verminderen, of misschien wel helemaal stoppen?

Kortom: moet of mag je als werkgever de reiskosten wijzigen na een vrijwillige verhuizing?

 

In deze blog gaan we beide situaties uitwerken.

 

Wat zijn de regels ten aanzien van reiskosten?

Er zijn verschillende soorten reiskosten. Zo heb je reiskosten voor woon-werkverkeer en reiskosten die een werknemer voor zijn of haar werk maakt.

Het navolgende gaat over de reiskosten woon-werkverkeer.

Wet

In geen enkele wet staat dat een werkgever reiskosten moet betalen aan een werknemer. Dus vanuit de wet heeft een werknemer geen recht op reiskostenvergoeding.

Collectieve arbeidsovereenkomst (cao)

Dan is er de cao. Hier kan wel iets zijn opgenomen over reiskosten. Kijk dus goed wat er in de cao staat.

  • Cao’s waarin niets staat over reiskosten. Er zijn cao’s waarin niets vermeld staat over reiskosten in de zin van woon-werkverkeer. Dan ben je dus niet verplicht als werkgever om je werknemers reiskosten te betalen. Uiteraard mag je wel reiskostenvergoeding betalen, onbelast tot een maximum van 0,19 per km. Geef je meer reiskostenvergoeding, dan wordt dit gezien als loon en moet je als werkgever over het deel boven de € 0,19 per km loonheffing inhouden.
  • Cao’s die een redelijke vergoeding aangeven. In een aantal cao’s staat dat de werkgever ‘een redelijke vergoeding geeft voor reiskosten’. Het is dan aan de werkgever zelf om te bepalen wat die redelijke vergoeding is.
  • Cao’s waarin concrete afspraken staan. Als in de cao duidelijk staat wat de regels ten aanzien van de reiskostenvergoeding zijn, dan is het duidelijk en ben je verplicht als werkgever die regels op te volgen.

Bedrijfsregeling

Je kunt als bedrijf in een bedrijfsregeling of personeelshandboek hebben vastgelegd op welke manier de reiskostenvergoeding woon-werkverkeer is geregeld. Je bent dan verplicht deze regeling te volgen.

Arbeidsovereenkomst

En dan zijn er nog de afspraken die je hebt vastgelegd in de arbeidsovereenkomst. Deze bepalen wat je als werkgever aan reiskosten aan je individuele werknemer uitbetaald. Je bent verplicht deze individuele afspraak na te komen.

 

Wat kun je afspreken over reiskosten woon-werkverkeer?

Als er geen concrete voorschriften in de cao staan en je hebt nog geen bedrijfsregeling met je werknemers afgesproken, dan kun je voor jouw bedrijf de regels gaan bepalen.

Je kunt naar alle redelijkheid een methode vaststellen aan de hand waarvan je vervolgens per werknemer de reiskosten berekend. Doordat je een methode vaststelt, weet je zeker dat de reiskostenvergoeding eerlijk is verdeeld en niet de ene werknemer in verhouding meer krijgt dan de andere.

Welke methode kun je kiezen? Er zijn diverse mogelijkheden, bijvoorbeeld:

  • Vanaf 10 km enkele reis wordt een reiskostenvergoeding uitbetaald. Dus woont iemand dichterbij dan 10 km tot de werkplek, dan heeft hij geen recht op een reiskostenvergoeding.
  • 1 enkele reis per dag wordt vergoed tegen € 0,19 per km (eventueel in combinatie met: vanaf 10 km enkele reis per dag).
  • Tot een bepaald maximum aantal kilometers per dag wordt vergoed, bijvoorbeeld tot 30 km per dag in totaal. Of als je dat liever hebt, 30 km per dag per enkele reis.
  • De reiskostenvergoeding is gebaseerd op de vergoeding voor het openbaar vervoer.
  • Je kunt er ook voor kiezen om helemaal geen reiskosten te betalen.

Als je de methode voor jouw bedrijf hebt bepaald, leg je deze vast in de bedrijfsregeling of het personeelshandboek.

Vervolgens bereken je per werknemer waarop deze recht heeft en dat leg je vast in de individuele arbeidsovereenkomst.

 

Let op: de Ondernemingsraad (OR) of de Personeelsvertegenwoordiging (PVT) heeft volgens de wet formeel geen inspraak in een wijziging van de methode voor de berekening van de reiskostenvergoeding. Mogelijk staat er in de cao wel een bevoegdheid voor de OR of PVT. Controleer de cao op dit punt!

 

Reiskosten na een verhuizing verder weg

We gaan er vanuit dat de werknemer zelf kiest om te verhuizen.

Hier kun je een aantal situaties tegenkomen.

 

Situatie 1

Een werknemer woont in dezelfde woonplaats als waar zijn werkplek gevestigd is. De kans is groot dat deze werknemer in deze situatie geen reiskostenvergoeding krijgt. Nu gaat de werknemer verhuizen naar een plek op 11 km van de werkplek. Krijgt hij dan wel reiskostenvergoeding?

De formele weg:

  • In de wet is niets geregeld
  • Wat staat er in de cao?
    • Er staat niets in de cao. Dan kijk je vervolgens wat er staat in de bedrijfsregeling.
    • De cao zegt ‘een redelijke vergoeding’. De volgende stap is: wat staat er in de bedrijfsregeling?
    • Een concrete afspraak wordt in de cao beschreven: deze moet je opvolgen.

Heb je geen bedrijfsregeling waarin de situatie van verhuizen naar een plek die verder weg ligt van de werkplek staat beschreven, dan kun je zelf bepalen wat je met de individuele werknemer afspreekt.

Er zijn verschillende afspraken die je kunt maken over het verhuizen verder weg van de werkplek. Bijvoorbeeld:

  • Als iemand verder weg verhuist, krijgt hij tot maximaal 25 km enkele reis vergoed.
  • Of hij krijgt de reiskostenvergoeding die berekend wordt op basis van de methode die we hanteren voor reiskostenvergoeding voor iedereen. Bij deze afspraak maakt het dus niet uit dat iemand verhuist. De werknemer krijgt de reiskostenvergoeding op basis van het aantal km’s die hij van de werkplek woont.
  • En je kunt ook bepalen dat iemand geen reiskostenvergoeding extra krijgt. Dus gaat een werknemer verhuizen en moet hij verder reizen naar de werkplek, dan is dat zijn eigen risico.

En zo zijn er nog vele andere mogelijkheden

 

Situatie 2

Een werknemer woont op 12 km afstand van zijn werkplek en verhuist naar een woonplaats op 50 km afstand van de werkplek

Ook hier geldt dat de wet niets zegt over deze situatie. Dus is de volgende stap de cao. En als daar niets beschreven staat, dan kijk je naar jouw bedrijfsregeling. Heb je geen bedrijfsregeling, dan kun je individuele afspraken maken.

En ook hier kun je weer aan verschillende aanpakken denken:

  • De werknemer krijgt geen extra reiskostenvergoeding boven op de vergoeding die hij al kreeg toen hij 12 km moest reizen.
  • Of de werknemer krijgt tot maximaal 25 km extra vergoed voor een enkele reis. Dus hij kreeg al 12 km vergoed en krijgt na de verhuizing 25 km extra vergoed, in totaal 37 km (en hij woont op 50 km afstand)
  • Je kiest voor de methode dat je ‘gewoon’ het werkelijke aantal te reizen kilometers vergoed, in dit geval dus 50 km, of een enkele reis in de werkelijke kilometers.

En ook hier geldt dat er nog andere mogelijkheden zijn.

 

Overigens: als je geen regeling hebt voor dit geval – verhuizen naar een woonplek verder weg dan eerst – stel dan een regeling op. Op die manier heb je een regeling die voor iedereen geldt, waardoor iedereen op dezelfde manier behandeld wordt.

 

Wijziging reiskosten bij verhuizing dichterbij

Andersom kan de werknemer ook verhuizen naar een woonplaats die dichterbij de werkplek is dan voor de verhuizing. De werknemer hoeft dan minder ver te reizen.

Houd hierbij rekening met de cao: wat zegt deze over het verhuizen dichterbij? Staat er in de cao een concrete regeling, dan heb je die te volgen.

Staat er niets in de cao over het verhuizen naar een plek dichterbij het werk, dan mag je de kilometers die de werknemer niet meer reist, aftrekken van de eerdere reiskostenvergoeding.

En ook hier geldt: zorg dat je de methode die je hanteert vastlegt in de bedrijfsregeling of je personeelshandboek zodat voor iedereen dezelfde methode geldt en iedereen op dezelfde manier behandeld wordt.

Stel dat je in de bedrijfsregeling hebt vastgelegd dat iedereen die minder dan 10 km hoef te reizen geen reiskostenvergoeding krijgt, dan geldt dat dus voor de verhuizer als deze binnen 10 km van het werk komt te wonen. Zijn reiskostenvergoeding vervalt dan. Bepaal voor jouw bedrijf wat jij een prettige regeling vindt.

 

Het is zeer aan te raden om een regeling op papier te hebben voor jouw bedrijf. Mocht iemand dan verhuizen, dan weet hij of zij vooraf wat de gevolgen voor de reiskostenvergoeding zijn. Zet de regeling in het personeelshandboek.

Pas je de reiskostenvergoeding aan, maak dan heldere afspraken met elkaar en leg deze vast in een bijlage van de arbeidsovereenkomst. Dan voorkom je problemen.

 

Hou rekening met ‘gelijke behandeling’ bij het bepalen van de reiskosten

Dat zo’n klein onderwerp als reiskostenvergoeding grote gevolgen kan hebben, komt naar voren als een werknemer protesteert tegen de wijze waarop de reiskostenvergoeding wordt aangepast (of niet, in het geval van verder weg wonen en geen (extra) vergoeding krijgen).

In dit geval komt het begrip ‘gelijke behandeling’ om de hoek kijken. Bij ‘gelijke behandeling’ gaat het vaak over discriminatie tussen vergoedingen voor mannen en vrouwen, of onderscheid op basis van tijdelijke en vaste dienstverbanden, of discriminatie op religie, seksuele geaardheid, huidskleur, etc.

Maak je als werkgever inderdaad onderscheid op basis van een van de genoemde aspecten bij het bepalen van de hoogte van de reiskostenvergoeding, dan heeft de werknemer een punt.

Hou er rekening mee dat er mogelijk ook andere manieren van onderscheid tussen werknemers kans van slagen hebben in een beroep. Dus zorg dat je de manier van het vaststellen van de hoogte van de reiskostenvergoeding uitvoert volgens een heldere methode die je bij voorkeur hebt vastgelegd in een bedrijfsregeling of personeelshandboek en die iedere werknemer kan inzien.

 

Een hele belangrijke overweging: een prettige werksfeer in je bedrijf!

Het volgen van de wet en de cao is een logische stap. Aan de regelingen die hierin staan moet je je sowieso houden, wil je onrust in je bedrijf voorkomen.

Daarnaast is het zaak om voor iedereen dezelfde aanpak te hanteren. Of het nu gaat over het bepalen van de hoogte van de reiskosten of andere afspraken. Door afspraken vast te leggen in een bedrijfsregeling of personeelshandboek is voor iedereen duidelijk waar ze op kunnen rekenen. En jij zorgt dat de rust in jouw bedrijf bewaard blijft, want voor iedereen geldt hetzelfde.

 

reiskostenvergoeding na verhuizing

Over de schrijver
Mathilde is HR en Organisatie adviseur. Ook op het gebied van Arbowet- en regelgeving is ze goed op de hoogte. Mathilde werkt hoofdzakelijk voor het MKB.
Reactie plaatsen

We use cookies